La tecnología y la automatización sin lugar a duda han transformado nuestra forma de vivir, han brindado comodidad en nuestro día a día y en las organizaciones no ha sido la excepción. La tecnología está al alcance de todos de muchas maneras, desde dispositivos inteligentes, hasta servicios o aplicaciones que nos permiten hacer más eficiente nuestro trabajo.
Tomando ese punto de partida, la automatización permite que nosotros y nuestras organizaciones seamos sumamente más eficientes. Pero si buscamos la definición de automatización encontraremos muchas, pero una de mis favoritas es:
“La automatización consiste en usar tecnología para realizar tareas casi sin necesidades de personas”.
La aceleración de la transformación digital llevo a muchos procesos que antes eran en papel se convirtieran en procesos automatizados.
Pero ¿Por dónde empezamos?
Uno de los puntos más fundamentales para iniciar la automatización de sus organizaciones es detectando procesos repetitivos. Si bien es cierto que nosotros como colaboradores tenemos objetivos que ejecutar dentro de la organización, el hecho de hacer las cosas de una forma más rápida y eficiente permite que seamos sumamente más productivos. Encontrar actividades que efectuamos de manera recurrente permite mejorar áreas de oportunidad.
Posterior es importante elegir una solución adecuada para la automatización, si bien en un inicio Microsoft 365 se enfocaba en productividad, hoy incluye recursos que permiten automatizar. A este conjunto de servicios se le llama Power Platform, la cual incluye las siguientes soluciones:
- Power Automate; esta solución permite la automatización de procesos mediante conector hechos por Microsoft. Permite que herramientas que anteriormente no se comunicaban entre sí, ahora lo puedan hacer, por ejemplo, Twitter con un Excel. Adicional de manera reciente se agregó la capacidad de RPA (Automatización robótica de procesos)
- Power Apps: es una solución integrada que permite crear aplicaciones de bajo código y resolver diversas problemáticas dentro de las organizaciones.
- Power BI: el servicio de Inteligencia de negocios de Microsoft. Imagínate que el CEO de la organización le interesa ver en tiempo real la venta, cobranza, utilidad, métricas de operación, etc., ahí es donde esta solución facilita todo, ya que permite generar reportes de inteligencia de negocios conectados directamente a las fuentes de datos.
- Power Virtual Agent: Si alguna vez has querido que tu organización cuente con un recurso que genere respuestas automatizadas a una conversación (chatbot), esta es tu solución ideal, porque podemos generar chatbots personalizados de una forma supersencilla.
Por último, uno de los pasos más importantes y relevantes de la automatización es el manejo del cambio.
La automatización no consiste en eliminar el factor humano de la ecuación. Queremos que nuestros colaboradores puedan ser mucho más productivos utilizando como conducto la automatización, es por ello por lo que la adopción tecnológica, el entrenamiento y todo lo que conlleva cambiar los procesos también se considere.
