Reuniones Virtuales

Reuniones virtuales: 5 formas de dirigirlas efectivamente

Mantener las cámaras encendidas, establecer agendas y otras tácticas que debes emplear para que tus reuniones virtuales sean eficientes e impactantes.

Un líder tiene que asegurarse de que cada miembro del equipo tenga todo lo que necesita para garantizar la eficacia de sus reuniones virtuales. Así que en esta ocasión tenemos 5 formas de dirigir reuniones virtuales para que apliques en tus equipos de trabajo:

  1. Asegúrate de que todos tengan su cámara encendida.

Las videoconferencias son mucho más efectivas que las conferencias de audio. Un estudio reciente de Gigaom encontró que “el 87 por ciento de los trabajadores remotos se sienten más conectados a través del uso de videoconferencias”. Esto garantiza que cada persona en su reunión virtual esté enfocada y comprometida.

  1. Conéctate con tu gente con empatía, interés y preocupación genuina.

Las reuniones virtuales a menudo pueden parecer frías y separadas. Para evitar esto, debes mostrar empatía por tu gente. Está bien mostrar una preocupación genuina por ellos. De esta manera, puedes conectarte con ellos. Reconoce a todos en la sala virtual, no solo durante una votación nominal al comienzo de la reunión, sino también durante la reunión en sí. Deja que todos hablen para que también puedan compartir sus ideas. Cuando les permites compartir sus ideas, se demuestra que valoras su aportación.

  1. Pregunta si hay algo que necesiten para las reuniones virtuales o su trabajo.

Asegúrate de preguntarle a tu gente sobre cualquier problema que puedan estar encontrando. Si bien puede parecer sorprendente, no todos tienen todo lo que necesitan para tener una reunión virtual efectiva. Por ejemplo, si no tienen una configuración de escritorio o portátil, se verán obligados a usar sus teléfonos, lo que crea más ruido de fondo. El ruido de fondo distrae. Si hay una manera en que su empresa puede proporcionar tales artículos para sus empleados, con la condición de que el equipo solo se usaría para el trabajo cuando estén en casa, considere hacerlo. Lo más probable es que solo necesiten uno o dos elementos para completar sus configuraciones, como la cámara o un micrófono y auriculares dedicados. Si eso no es posible y sus empleados tienen la capacidad de comprar los suyos propios, considere darles recomendaciones sobre qué equipo obtener.

  1. Dar a las personas la oportunidad de compartir sus pensamientos.

A pesar de la necesidad de permanecer en el tema, asegúrate de dejar que otros compartan sus pensamientos. Como líder, es tu trabajo facilitar la reunión para que todos se mantengan en el tema, pero den a cada individuo de dos a tres minutos para hacer preguntas, plantear inquietudes, proporcionar actualizaciones, etc. Como facilitador, tú coordinas las reuniones, por lo que cuando los individuos más extrovertidos comienzan a dominar la reunión, intervenga y dirija las consultas hacia los individuos más tranquilos. De esta manera, puedes obtener información de todos. También te permite asegurarte de que todos estén realmente participando y participando.

  1. Establece una agenda con un esquema y designa a alguien como cronometrador.

Con el fin de mantenerte enfocado y en el punto, es importante que establezcas una agenda para que puedas realizar un seguimiento de la reunión. La preparación es la clave. Antes de configurar la reunión, asegúrate de que ya tienes un esquema de lo que se discutirá y cuánto tiempo podría tardar tu equipo en discutirlo. Establece un límite de tiempo para cada tema de discusión. Además, si crees que no podrás hacer un seguimiento, designa a otra persona para que actúe como cronometrador para que puedas concentrarte en facilitar la reunión.

Herramientas como Microsoft Teams poseen herramientas que te permiten llevar la agenda y controlar las participaciones para que este punto pueda ser más sencillo de llevar a cabo.

 

Si bien las reuniones cara a cara aún pueden ser mejores, las reuniones virtuales existen para permitirle llegar a su gente en todo el mundo. Estos cinco consejos le ayudarán a garantizar una alta productividad y eficiencia durante sus reuniones virtuales.

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